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理事長になる動機にもなったかもしれません。

「ペット一代限り可」の規約を「飼育可」に変更してもらうには？｜マンション管理新時代

「ペットの会の会員はマナーを守ってきたのに、2~3年前からの無断飼育者のマナーの悪さのために、ペットの会の飼育者が犯人扱いにされている」

表向きは「飼育可にしよう」なんて事は言いませんが。

今回、理事長になって最初の理事会は３時間以上かかった。

「無意味だ」と言いながら、どうして会議の改善をしないのか-オンラインマガジン　-ITmedia エグゼクティブ編集部-

会議の目的は、情報伝達・意思決定・意見調整・及びその併用と大別され、さらに細分化すると、(1)情報収集 (2)伝達 (3)交流 (4)参加者の教育・スキル向上、そして (5)問題解決(6)意思統一・一体感・帰属意識の醸成、がある。

３時間もかかった理由は、1,2を会議の中でやってしまったからだろう。

気がつけばあっという間に１年が経ってしまいました。
しかし、困った問題がありました。
次の理事が決まらないのです。

仕事を引き継いでくれる人がいない、というのが、これほど悲しいことかと思いました。
マンションのために色々と時間を割いてきたのは、別に感謝されようと思っていたわけではありません。
しかし、どこかで反響と言うか、マンション管理への関心を持ってもらえるものと思っていたのでしょう。
その結果、自分自身が何のために苦労してきたのか…、という思いを抱いてしまいました。

管理会社を変える、という大仕事をやって燃え尽きた感があったのかもしれません。
モチベーションを維持するのが難しくなってきたのです。

任期終了となる総会の時期が近づきましたが、次の理事をどうするか、という理事会での議題については何度も先送りになっていました。

臨時総会の一番の心配事は、出席、委任状などが定数以上集まるかどうかでした。

この臨時総会の前に一度臨時総会を開催したのですが、その時は回収した票の数が４分の３ギリギリで、１票でも反対票があると否決されてしまう議案がある、という総会になってしまったのです。
そして、見事に否決された議案がありました。

もともと、マンション管理のノウハウなどありません。
後で管理会社の方に聞いてみると、総会の時には出席か委任か、という風にするのが一般的で、議決権行使書をつけることはほとんどしないそうです。
反対するなら出席して意見を言ってください、というスタンスですね。

実際、否決された時のことを思い出し、実感しました。
理由書をわざわざつけてくれた方はまだ良いのですが、単純に反対票だけの方もいらしたので。
提案すると言うことはそれなりに時間をかけて、理事会で合意を得て、資料も作って…とやっていることは盛りだくさんなわけです。
それを紙きれ一枚で否定されるわけですから、やりきれなさといったら想像を絶するものがあります。

閑話休題。
管理会社の変更案は臨時総会で無事可決しました。

現行の管理会社に対して解約の申し出を行い、丁度会計年度が替わる頃に新しい管理会社に管理を任せることになりました。

管理会社が変更することが決まってからは、契約が無いにもかかわらず引継ぎのために理事会に出席していただきました。
引継ぎも順調だったように思います。

管理会社を変更すると言ってもどうすればいいのかわかりません。
そもそも、管理費が高いのか安いのかもよくわかりませんが、赤字が続くようでは困るのです。

マンション関係のことを色々と検索して、マンション管理士のサイトを見つけたりしているうちに、偶然ですが「管理会社の入札システム」を見つけました。
・マンション管理組合の経費削減　コストダウン・ドット・コム
理事会でこちらを利用する決議を取り、いざ見積りをするために会員規約を読んでみると、なんと「見積りだけ」の利用はできないのでした。
念のため問合せしたところ「『見積もり合わせ比較』、またはそれを利用した『現状業者への値下げ交渉を目的とした入札』はお断りさせていただいております」という回答でした。

とはいえ、副理事長との間では「できるなら変更したい」というレベルの話はしていましたし、場合によっては理事会で管理会社変更についての説明もしてくれる、ということで、副理事長と相談の上で管理会社変更を前提とした見積りを取ることにしたのです。

管理組合の総会が開かれたのが、入居からほぼ一年。
その一年間の間、どうやって管理されていたのか？

初年度の会計書類を見てみると「理事長未選任」という「理由」により、管理会社の権限で会計処理を行っていたのでした。
総会のときに提出を条件で承認とした決算資料の中にそれらはありました。
そこには、設計ミスとも言えるはずの追加の工事が管理組合の費用で行われていました。
これらについては、何度かの理事会を経て事業主から補填していただきました。

ただ、管理会社は竣工当時から決まっていた会社で、事業主や販売代理店との関係もあったためか動きがすごく悪かったのです。

事業主には、このほかにも求めていたことがあります。
1.竣工図面を提出してほしい
2.重要事項説明でも「各住居につき１台分の駐輪場を確保されている」となっているのに半分しかない（この件は今も未解決…）
3.斜めに設置された自転車置場は使えないので直してほしい（これも未解決）

2,3はともかく、1の竣工図面を提出してもらうくらい簡単なことだと思うのですが、結局これも施工会社や事業主に直接連絡を取って提出してもらったのです。
竣工図面は施工会社にありました。という話でしたが、おそらく、作られていなかったのでしょう。

…管理会社も事業主も施工会社も、ろくでもないところばかりでした。

理事長にはなったものの、基本的には「管理会社が仕切るもの」という意識は残っていました。
管理会社を監視するような仕事という認識だったと思います。

マンション購入時は、２棟のマンションを同時に販売していたので、当初は全体でひとつの管理組合だと思っていたのですが、実際にはそうではなかったのです。
私は１棟のほう。
しかし、第１回の理事会は、２棟の管理員室で行うことになったのです。
管理員室の広さは確かに違いますが（１棟のほうはとても狭いのです）、管理会社が同じとはいえ、これはちょっと無しでしょう。

会議室や集会室の無いような小規模のマンションでは、理事会や総会の場所をどうするのかも問題だと思いました。

来週の理事会に向けて徐々にエンジンの回転が上がってきています。
色々と調べていると昔のことを思い出してきました。

以前のマンションは結婚する時に新築で購入しました。
この時は管理組合とか自治会とかには興味がなく、マンションの管理は管理会社がやるものだ、という思いもあって何も考えずにすごしていました。
結局、総会が開かれずに１年が経過し、ようやく管理組合の発足総会が管理会社の号令で行われました。
…実際には妻が管理会社の尻を叩いていたのですが。

ともかく、第一回の総会がマンションの共用玄関ホールで開催されました。出席者はたしか11人だったと思います。議決権数は31で、今回の議長は管理会社の担当なので、担当が20票を持っていた形ですね。
当然椅子もない、机もない、声は響いて聞こえにくい、冬だったので寒い、など、とても話をする環境ではありません。
それでも、何人かから質問が出され、担当者が答えに窮する、という不思議な総会は1時間以上続いたと思います。
それも初年度の決算で管理費会計が赤字で、修繕積立金から補填という信じがたい出来事があったからでした。
結果的に、不明な事項については今後理事会に提出する、という条件つきで決算と予算は承認されました。

で、最後の議題は役員の決定です。

毎年全世帯が理事に立候補、吉祥寺ロイヤルマンション｜マンション管理新時代

タイトルを見たときは、積極的な区分所有者ばかりだなぁ、と思ったわけです。

次期理事候補者を選ぶ「被選挙人名簿」には、毎回、全世帯主の名前が記載される。各戸はふさわしいと思う4人の名前を記入し、1週間以内に管理室脇のポストに入れる。総会の2カ月前には、掲示板に新理事候補者4人と、補欠2人の名と得票数が張り出される。補欠は、任期途中に転居者がいたときに、繰り上がって役目に就く。

総戸数は33戸で役員が8人。
毎年4人ずつ改選という仕組みらしい。
少ないからこそできるんだな?と。
今のマンションは130戸以上あるので、これはさすがに採用はできないでしょうね。

以前理事長をやっていたマンションは、31戸で役員が5人。
候補者に困って輪番制を導入したものの、うまく稼動しているのかよくわからない。
先日、総会に出席したが、新旧役員以外は私とあと一人だけ。
ただ「理事長は、監事として次期役員に再選するよう努める」という条件は守られているようです。

昨年の理事長はたまたま総会に出席したから理事長になってしまった、という感じだったので正直不安でした。
しかし、今回監事として頑張って頂けることになったので嬉しかったです。

この前の日曜日。マンションの管理組合の総会があって、今年度の理事長をやることになった。
一度経験していると、二度目はハードルが低くなるようで。
住むマンションごとに理事長を経験する、ってどうなんでしょう？

昨年の総会で、役員は輪番制ということに決まったので、今年度の役員になることは決まっていたわけです。
が、いざ蓋を開けてみると、輪番制なのに断る人が続出だったらしい。
自分たちで決めた、という意識はないんだろうか？

閑話休題。数年間ブランクがあるので、色々と調べているんですが、日経ＢＰに面白いものを発見しました。
新米女性理事長奮闘記｜マンション管理新時代

で、これに触発されて理事長ブログをやってみるかと、ふと思って書き始めたわけです。